Die Bedeutung der Compliance-Überwachung bei der Lebensmittelsicherheit

Bei der Überwachung und Dokumentation der Compliance geht es nicht nur darum, die Regulierungsbehörden zu befriedigen, sondern auch darum, die Integrität Ihres Lebensmittelsicherheitssystems zu wahren. Für Lebensmittelhersteller ist die Preventive Controls Qualified Individual (PCQI) die zentrale Zahl, die dafür verantwortlich ist, sicherzustellen, dass präventive Kontrollen und Lebensmittelsicherheitsverfahren ordnungsgemäß durchgeführt, verifiziert und aufgezeichnet werden.

Die Nichtbeachtung einer ordnungsgemäßen Aufsicht kann zu FDA-Zitaten, Rückrufen oder noch schlimmer zu einem Risiko für die öffentliche Gesundheit führen. Dieser Leitfaden beschreibt, wie PCQIs effektive Überwachungssysteme und Aufzeichnungspraktiken aufbauen und verwalten können, um die FSMA-Compliance und den operativen Erfolg sicherzustellen.

Aufbau effektiver Überwachungssysteme

Die Überwachung stellt sicher, dass alle kritischen Aktivitäten zur Lebensmittelsicherheit wie geplant durchgeführt werden. Es bietet auch Echtzeiteinblicke in potenzielle Probleme, bevor sie eskalieren.

1. Identifizieren, was überwacht werden muss

Der Lebensmittelsicherheitsplan muss definieren, welche präventiven Kontrollaktivitäten eine kontinuierliche Überwachung erfordern, wie z. B.:

• Kritische Kontrollpunkte (CCPs) wie Temperatur, pH-Wert oder Zeit.
• Hygienepläne und Sauberkeitsprüfung.
• Allergenmanagement und Lieferantenverifizierungen.

Umsetzbarer Tipp: Erstellen Sie eine Überwachungscheckliste, die auf Ihre Produktionsumgebung zugeschnitten ist, um sicherzustellen, dass keine Schritte übersehen werden.

2. Festlegen der Überwachungshäufigkeit und -verantwortung

• Bestimmen Sie, wie oft jede Aufgabe überwacht werden muss (z. B. stündlich, täglich, pro Schicht).
• Weisen Sie geschultem Personal eine klare Verantwortlichkeit zu.
• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter ordnungsgemäß geschult sind, um Nichtkonformitäten zu erkennen und Probleme zu eskalieren.

Umsetzbarer Tipp: Veröffentlichen Sie Zeitpläne an wichtigen Kontrollpunkten und führen Sie Stichprobenprüfungen durch, um die Einhaltung zu stärken.

3. Technologie für Effizienz nutzen

• Verwenden Sie automatisierte Systeme, um Parameter wie Temperatur oder Feuchtigkeit zu überwachen.
• Implementieren Sie digitale Protokolle für Datensätze mit Zeitstempel und Prüfbarkeit.

Umsetzbarer Tipp: Investieren Sie in alarmgesteuerte Systeme, um die Zeit zwischen Erkennung und Korrekturmaßnahmen zu verkürzen.

Dokumentation für Auditbereitschaft und Rückverfolgbarkeit

Gut gepflegte Aufzeichnungen sind Ihre erste Verteidigungslinie bei FDA-Inspektionen. PCQIs müssen konsistente Dokumentationsprotokolle erstellen für:

1. Vorbeugende Kontrollen und CCP-Protokolle

• Protokollieren Sie kritische Messungen (z. B. Gartemperaturen, Sanitärabzeichnungen).
• Geben Sie Initialen, Zeitstempel und alle Abweichungen oder Korrekturmaßnahmen an.

2. Verifizierungs-Aktivitäten

• Erfassen Sie die Ergebnisse von mikrobiellen Tests, Lieferantenaudits und Gerätekalibrierungen.
• Bewahren Sie Validierungsdaten auf, die die Wirksamkeit von Kontrollen unterstützen.

3. Aufzeichnungen zu Korrekturmaßnahmen

• Dokumentieren Sie klar, was passiert ist, welche Maßnahmen ergriffen wurden und wie ein erneutes Auftreten verhindert wird.
• Pflegen Sie die Aufzeichnungen zu Neuschulungen, wenn die Verfahren aktualisiert werden.

Umsetzbarer Tipp: Verwenden Sie eine zentrale digitale Plattform, um Aufzeichnungen nach Kategorie und Datum zu speichern und zu organisieren, um sie einfach abzurufen.

Vermeidung von Compliance-Lücken

Selbst bei guten Systemen können Mängel bei der Überwachung oder Dokumentation zu kostspieligen Verstößen führen. Häufige Fallstricke sind:

• Unvollständige Protokolle oder fehlende Einträge.
• Verzögerte Buchführung, was zu ungenauen oder vergessenen Daten führt.
• Ungeschultes Personal, das kritische Überwachungsaufgaben durchführt.

Umsetzbarer Tipp: Führen Sie mindestens vierteljährlich interne Audits durch, um Schwachstellen proaktiv zu erkennen und zu beheben.

Aufbau einer Compliance-Kultur mit PCQI-Führung

Die Überwachung und Dokumentation der Compliance ist keine einmalige Aufgabe – es ist eine fortlaufende Verpflichtung. Wenn ein PCQI zuverlässige Systeme aufbaut und Mitarbeiter durch Schulungen und klare Erwartungen befähigt, tragen sie dazu bei, eine belastbare Kultur der Lebensmittelsicherheit zu schaffen.

Registrar Corp bietet PCQI-Schulungen und Compliance-Unterstützung, um deine Einrichtung dabei zu unterstützen, die FSMA-Compliance aufrechtzuerhalten und das ganze Jahr über auditbereit zu bleiben.