Die Rolle des PCQI in einer sicheren und transparenten Lieferkette

Die Lebensmittelsicherheit beginnt nicht an der Laderampe Ihrer Einrichtung – sie beginnt vorgelagert, an der Quelle Ihrer Zutaten und Materialien. Die Lieferketten von heute sind komplexer denn je, erstrecken sich oft über Kontinente und umfassen Dutzende von Lieferanten. In dieser Umgebung ist eine qualifizierte Person für präventive Kontrollen (Preventive Controls Qualified Individual, PCQI) entscheidend, um Ihre Einrichtung vor vor vorgelagerten Risiken zu schützen und sicherzustellen, dass Ihre Anbieter sowohl die regulatorischen als auch die Sicherheitserwartungen erfüllen.

Der PCQI verwaltet nicht nur Papierkram, sondern baut eine verifizierte, nachverfolgbare und belastbare Lieferkette auf, die die Wahrscheinlichkeit von Kontamination, Fehletikettierung oder Verfälschung lange vor der Produktion der Materialien reduziert.

1. Ein PCQI führt risikobasierte Lieferantenbewertungen durch

Nicht alle Zutaten und Lieferanten bergen das gleiche Risiko. Der PCQI hilft bei der Entwicklung und Umsetzung eines risikobasierten Ansatzes für die Lieferantengenehmigung und -überwachung, indem er Folgendes bewertet:

• Art und Verarbeitungsmethode des Inhaltsstoffs
• Herkunftsland und Importhistorie
• Bekannte Gefahrenassoziationen (z. B. Salmonellen in Nüssen, Pestizide in Kräutern)
• Historische Lieferantenleistung und frühere Nichtkonformitäten

Dieser datengesteuerte Ansatz stellt sicher, dass Hochrisiko-Inputs auf höchstem Niveau überprüft werden, während Lieferanten mit geringem Risiko nicht mit unnötiger Dokumentation überlastet werden.

Pro-Tipp: Verwenden Sie ein gestaffeltes Lieferantenrisiko-Ranking-System, das vom PCQI verwaltet wird, um die Häufigkeit von Audits, die COA-Verifizierung und die erforderliche Dokumentation zu bestimmen.

2. Beaufsichtigung der präventiven Kontrollen der Lieferkette

Gemäß 21 CFR §117.410 müssen Einrichtungen Lieferkettenkontrollen implementieren, wenn eine Gefahr, die eine vorbeugende Kontrolle erfordert, vom Lieferanten kontrolliert wird. Der PCQI stellt sicher, dass:

• Für Lieferantenverifizierungsaktivitäten existieren schriftliche Verfahren
• Es gibt Kontrollen für Pathogene, Allergene, Toxine oder andere Gefahren, die von der Quelle ausgehen
• Verifizierungsmethoden sind dem Risiko angemessen – von Audits bis hin zu Tests oder COA-Prüfungen
• Die gesamte Dokumentation ist leicht zugänglich und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Diese Kontrollen sind besonders wichtig, wenn es um Importe mit hohem Risiko oder sensible Verbrauchergruppen (z. B. Säuglinge, allergenanfällige Personen) geht.

Wichtiger Einblick: Der PCQI spielt eine entscheidende Rolle bei der Entscheidung, ob der interne Lebensmittelsicherheitsplan eines Lieferanten vertrauenswürdig ist – oder ob eine zusätzliche Validierung erforderlich ist.

3. Aufbau von Dokumentationssystemen für Transparenz und Rückverfolgbarkeit

Dokumentation ist nicht nur eine Compliance-Anforderung – sie ist Ihre stärkste Verteidigung im Falle eines Rückrufs oder Audits. Der PCQI trägt dazu bei, Folgendes zu gewährleisten:

• Jeder Lieferant wird genehmigt, dokumentiert und überwacht
• Eingehende Sendungen umfassen chargenspezifische COAs und Rückverfolgbarkeitsdatensätze
• Alle Korrekturmaßnahmen, die bei Lieferantenproblemen ergriffen werden, werden mit der Ursachenanalyse verfolgt
• Alle Informationen werden in einem abrufbaren Format für Inspektionen und interne Überprüfungen gespeichert

Diese Grundlage ermöglicht es Teams, betroffene Chargen schnell zu identifizieren, Probleme vorzuverfolgen und Due Diligence zu demonstrieren.

Umsetzbarer Tipp: Lassen Sie den PCQI eine vierteljährliche Überprüfung der Lieferantendateien durchführen, um sicherzustellen, dass sie über Auditberichte, Leistungsmetriken und COAs auf dem Laufenden bleiben.

4. Reaktion auf Nichtkonformität des Lieferanten schnell und strategisch

Selbst vertrauenswürdige Lieferanten können sich verändern. Wenn eine Sendung mit fragwürdiger Dokumentation, Temperaturabweichungen oder Kontaminationsrisiken eintrifft, leitet der PCQI die Antwort:

• Quarantäne betroffener Produkte und Initiierung von Sperrprotokollen
• Benachrichtigung der Beschaffungs- und QA-Teams zur Koordinierung der nächsten Schritte
• Anforderung und Überprüfung der Dokumentation der Korrekturmaßnahmen vom Lieferanten
• Entscheidung, ob eine fortgesetzte Partnerschaft praktikabel ist – oder ob eine erneute Qualifizierung erforderlich ist

Durch professionelles und konsistentes Management dieser Vorfälle minimiert der PCQI Störungen und stärkt die Verantwortlichkeit in der gesamten Lieferkette.

Pro-Tipp: Pflege eines Lieferanten-Scorecard-Systems, um Reaktionsfähigkeit, Nichtkonformitätshistorie, Auditleistung und Effektivität von Korrekturmaßnahmen zu verfolgen.

5. Verbesserung der Lieferantenbeziehungen durch gemeinsame Standards

Bei der starken Sicherheit der Lieferkette geht es nicht um ständige Überwachung – es geht um Partnerschaft. Der PCQI kann mit wichtigen Lieferanten zusammenarbeiten, um:

• Teilen Sie die Erwartungen an die auf FSMA ausgerichtete Dokumentation zur Lebensmittelsicherheit mit
• Feedback zu Auditergebnissen geben und Lieferanten dabei helfen, Lücken zu schließen
• Ausrichtung auf bewährte Verfahren für Hygiene, Allergenkontrollen und Rückverfolgbarkeit
• Aufbau einer wechselseitigen Kommunikation, die kontinuierliche Verbesserung fördert

Im Laufe der Zeit schafft dies eine Lieferkette, die nicht nur konform, sondern kooperativ ist – das Gesamtrisiko reduziert und gleichzeitig das Vertrauen fördert.

Umsetzbarer Tipp: Laden Sie wichtige Lieferanten ein, an internen Meetings oder Schulungen zur Lebensmittelsicherheit teilzunehmen, um die Ausrichtung zu stärken und Transparenz zu fördern.

Lieferkettensicherheit beginnt mit PCQI-Überwachung

Lieferkettenrisiken müssen nicht unvorhersehbar sein. Mit dem PCQI, das ein strukturiertes, risikobasiertes Verifizierungsprogramm leitet, können Einrichtungen zuverlässig von vertrauenswürdigen Partnern beziehen und gleichzeitig die vollständige FSMA-Compliance aufrechterhalten.

Registrar Corp bietet PCQI-Schulungen und Beratung zur Einhaltung von Lieferketten an, um Einrichtungen beim Aufbau robuster Lieferantenprogramme zu unterstützen, die Audits standhalten und unsichere Inhaltsstoffe aus der Produktion fernhalten.

Wir bieten auch die ComplyHub-Plattform an, die PCQIs mit den Tools ausgestattet, die sie benötigen, um die Lieferantendokumentation zu verwalten, Risiken zu verfolgen und die FSMA-Compliance zu gewährleisten – alles in einem zentralen System. Von Echtzeit-Dashboards bis hin zu automatisierten Warnungen für auslaufende Audits oder COAs verwandelt ComplyHub verstreute Tabellenkalkulationen in einen einheitlichen Compliance-Hub. Mit sofortigem Zugriff auf Lieferantenprofile, Risikobewertungen und Dokumentationshistorien können PCQIs schneller auf Nichtkonformitäten reagieren und sicherstellen, dass jedes Glied in der Lieferkette transparent, verifiziert und auditbereit ist.