Die Pflege eines Lebensmittelsicherheitsmanagementsystems (FSMS) wie FSSC 22000, SQF oder ISO 22000 beinhaltet die Durchführung interner Audits, um sicherzustellen, dass Systeme wie vorgesehen implementiert werden. Interne Auditoren vergleichen Prozesse mit dokumentierten Richtlinien und identifizieren Nichtkonformitäten, die darauf hindeuten, dass das System nicht wie geplant funktioniert oder die Anforderungen des Standards erfüllt. Der letztendliche Zweck eines internen Audits besteht darin, eine kontinuierliche Verbesserung voranzutreiben und die Einhaltung des dokumentierten Systems zu messen.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie ein erfolgreiches internes Audit durchführen können.
Einrichtung eines internen Audits
Ein interner Auditor ist eine geschulte Person, die die Interaktion von Prozessen innerhalb eines Lebensmittelsicherheitsmanagementsystems (FSMS) beobachtet und dafür verantwortlich ist, objektive Nachweise zu finden, um die effektive Implementierung des FSMS zu überprüfen. Der interne Auditor untersucht auch die Kenntnisse der Mitarbeiter über die FSMS-Dokumentation und -Anforderungen sowie die Einhaltung der Anforderungen durch die Mitarbeiter.
Zusammen mit internen Auditoren sollten die Einrichtungen auch einen internen Audit-Koordinator oder leitenden Auditor benennen, um den Audit-Zeitplan aufrechtzuerhalten, Auditoren zuzuweisen und Audits einzuleiten. Der Koordinator wird mit dem Management zusammenarbeiten, um die verschiedenen Bereiche zu identifizieren, die geprüft werden müssen, sowie die Audithäufigkeit. Beispielsweise kann eine Einrichtung die Einrichtung in mehrere Produktionsbereiche unterteilen, Versand und Empfang, Lagerhaltung, Einkauf, Verwaltung und Management. Jeder dieser Punkte wird in einem separaten Audit behandelt.
Der Audit-Zeitplan legt fest, wie oft jeder Bereich auditiert wird und wann die Audits geplant sind. Die Häufigkeit der Audits wird durch die Bedeutung des Bereichs und den Status des Bereichs bestimmt. Die Bedeutung basiert auf den Auswirkungen des Bereichs auf die Lebensmittelsicherheit. Beispielsweise können Produktionsbereiche mehr Auswirkungen haben als Lagerhaltung. Der Status des Bereichs basiert auf der Leistung des Bereichs bei früheren Audits. Wenn ein Bereich zahlreiche Erkenntnisse hatte, sollte er häufiger geprüft werden.
Audits sollten mindestens einmal pro Jahr das gesamte System abdecken. Koordinatoren sollten überprüfen, ob genügend Auditoren geschult und verfügbar sind, um den Zeitplan abzuschließen.
Interne Audit-Koordinatoren sind für die Erstellung eines Auditplans verantwortlich, der die Identifizierung von prüfungspflichtigen Verfahren in jeder Abteilung oder jedem Bereich umfasst. Der Koordinator sollte Auditoren zuweisen, die für den zu auditierenden Bereich unparteiisch sind.
Vor Beginn des Audits hält der interne Auditor ein Eröffnungsmeeting mit der Geschäftsführung ab, um zu besprechen, wie der Auditor die Durchführung des Audits plant. Der Auditor kontaktiert Mitarbeiter des zu auditierenden Bereichs und teilt mit, wann und warum das Audit stattfindet. Dies wird den Mitarbeitern helfen, angemessen darauf vorbereitet zu sein, dem Prüfer Informationen zur Verfügung zu stellen.
Durchführung eines Audits
Während eines internen Audits beobachtet der Auditor den Prozess und die Verfahren in Bezug auf einen bestimmten Bereich und vergleicht sie mit dokumentierten Verfahren und Arbeitsanweisungen. Eine Standard-Checkliste hilft dem Auditor, sicherzustellen, dass die grundlegenden Audit-Anforderungen bewertet werden. Der Prüfer sollte jedoch detaillierte Notizen machen, um einen gründlicheren und kundenspezifischeren Bericht zu erstellen. Während des gesamten Audits sucht der Auditor nach Beweisen, dass das FSMS effektiv funktioniert, stellt Fragen, identifiziert Nichtkonformitäten und bestätigt, dass der Auditee die Ergebnisse des Auditors versteht.
Der interne Auditor untersucht die Ergebnisse des Audits und bereitet den Auditbericht vor, der bei der Abschlussbesprechung vorgelegt werden soll. Der Auditbericht hebt wichtige Erkenntnisse hervor, die dem Unternehmen helfen sollen, das FSMS zu verbessern. In der Abschlussbesprechung besprechen die Teilnehmer Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen. Der Auditor erstellt die Auditdatei und verfolgt vorgeschlagene Korrekturmaßnahmen. Wenn ein Audit wesentliche Nichtkonformitäten aufdeckt, erhöht der Auditor die Häufigkeit von Audits in diesem Bereich.
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