Vous avez formé votre praticien SQF. Vous avez suivi le protocole, abordé les sujets appropriés et vous vous êtes assuré qu’ils comprenaient leurs responsabilités. Mais pouvez-vous le prouver ?
Parce que votre auditeur ne recherche pas de confirmation verbale. Ils ne sont pas là pour supposer de bonnes intentions ou accepter des assurances générales. Ils sont là pour confirmer, avec des preuves écrites, que chaque élément de votre système SQF répond aux normes documentées et vérifiables, et que la confirmation commence par vos dossiers de formation.
Le rôle de la documentation dans les audits SQF
SQF Edition 9 est sans ambiguïté : non seulement les praticiens doivent être formés, mais leur formation doit être documentée. Les auditeurs s’appuient sur cette documentation pour établir la confiance dans la capacité de votre établissement à maintenir la sécurité alimentaire et le contrôle réglementaire. Sans elle, même le praticien le plus compétent devient une responsabilité, non pas en raison de sa capacité, mais en raison de l’incapacité du système à le prouver.
Pourquoi l’accent est-il mis sur les papiers et la preuve ? Étant donné que les dossiers de formation sont plus que des cases à cocher ou des formalités, ils sont l’un des signaux les plus clairs du contrôle institutionnel. Ils montrent que votre culture de la sécurité alimentaire est ancrée dans la responsabilité. Ils démontrent que vous ne prétendez pas seulement être conforme, vous avez rendu cette conformité opérationnelle. Et que vous disposez de la documentation pour la soutenir devant tout auditeur, à tout moment.
Ce que les auditeurs attendent et pourquoi la plupart des installations le manquent
Les auditeurs ne marchent pas dans l’espoir de détecter les erreurs. Mais ils recherchent la cohérence, l’exhaustivité et la conformité à l’édition 9. Leur travail consiste à valider, et non à supposer. Cela signifie que vos dossiers doivent cocher plus que quelques cases.
Voici ce qu’ils ont appris à demander :
- L’établissement peut-il produire des certificats de formation nommés et datés ?
- La documentation est-elle conforme à la liste des compétences requises du SQF Edition 9 ?
- La source de formation est-elle crédible, et le dossier est-il vérifiable indépendamment ?
- Existe-t-il des procédures en place lorsque la formation expire ou change ?
C’est là que de nombreuses installations ne sont pas disponibles. Ils peuvent croire qu’ils sont en conformité, jusqu’à ce qu’un audit de bureau ou une demande de documentation révèle :
- Un praticien a été formé il y a cinq ans, mais il n’y a aucune preuve de remise à niveau
- Un certificat n’a pas de date ou ne mentionne pas les compétences couvertes
- Le dossier vit dans un classeur et n’est pas accessible pendant les audits à distance
Un audit n’est pas seulement un test de ce que vous savez, c’est un test de ce que vous pouvez prouver, clairement et rapidement.
Pièges courants qui perturbent les installations
Les installations échouent rarement aux audits pour manque d’effort ou d’investissement. Ils échouent en raison d’écarts évitables : des oublis subtils mais critiques qui érodent la crédibilité. Et peu d’écarts sont aussi fréquents, ou consécutifs, que des dossiers de formation manquants ou inadéquats.
Voici les signaux d’alarme que les auditeurs rencontrent le plus :
- Revendications verbales d’expérience : Dire à quelqu’un « a des années dans le secteur » peut être vrai, mais cela ne résistera pas sans preuve formelle et documentée. Les auditeurs veulent voir les certificats, les plans de cours et les références du formateur, pas seulement les auditions.
- Fichiers incomplets : Un certificat manquant une date, le nom du formateur ou une description de ce qui a été couvert remet en question l’ensemble de votre dossier de formation. Les auditeurs évaluent l’exhaustivité et la traçabilité de vos dossiers.
- Informations d’identification expirées ou non vérifiées : De nombreuses installations ne se rendent pas compte que la formation obsolète, même si elle était valide, peut être non conforme à l’édition 9. Pire encore, certains certificats n’ont jamais répondu aux attentes de l’édition 9 pour commencer.
Même si votre praticien est hautement compétent et activement impliqué dans le leadership en matière de sécurité alimentaire, votre audit s’évanouira si votre documentation ne répond pas aux attentes. Le seuil n’est pas « suffisamment formé » : il est « éprouvé avec spécificité ».
Registrar Corp facilite la préparation à l’audit
Le cours du praticien SQF de Registrar Corp n’est pas seulement conçu pour éduquer. Il est conçu pour satisfaire les auditeurs. Chaque composante de la formation, du programme à la documentation, est alignée sur les attentes de l’édition 9 en matière de tenue des dossiers, de transparence et de traçabilité.
Chaque stagiaire reçoit :
- Un certificat nommé avec une date d’achèvement claire
- Documentation téléchargeable alignée sur SQF Edition 9
- Preuve vérifiable que le praticien a couvert toutes les compétences requises, y compris la gestion du plan de sécurité alimentaire, les audits internes et les mesures correctives
- Un enregistrement numérique qui peut être facilement récupéré pendant les audits de bureau ou partagé avec les inspecteurs en temps réel
Il ne s’agit pas d’une formation générique et universelle. Il s’agit d’une formation étalonnée par un audit, fournie avec des dossiers qui correspondent à ce que les auditeurs veulent voir, structurés, complets et alignés sur la norme.
Décomposons-le :
| Ce que les auditeurs recherchent | Ce que fournit l’agent d’enregistrement |
| Certificat avec nom complet et date | ð Certificats nommés et horodatés avec achèvement du cours |
| Formation alignée sur SQF Edition 9 | Le programme est directement associé aux compétences de l’édition 9 |
| Vérifiabilité et traçabilité | Documentation numérique et téléchargeable dans le dossier |
| Accès immédiat pour les audits à distance | Accès instantané aux dossiers pendant les audits sur site ou de bureau |
Si vous vous demandez si votre documentation actuelle répond réellement aux normes d’audit actuelles, n’attendez pas qu’un inspecteur passe cet appel. C’est là que de nombreux responsables AQ deviennent aveugles. Découvrez ce que les principaux auditeurs attendent et comment votre formation s’accumule.
Mot final : Ne laissez pas la documentation manquante compromettre votre conformité
C’est le jour de l’audit. Votre auditeur demande le dossier de formation de votre praticien SQF. Vous accédez au classeur, ou au dossier du bureau, et vous l’ouvrez.
Mais il manque une date à un certificat. Un autre n’a aucune mention du contenu du cours. La seule copie numérique dont vous disposez est trois boîtes de réception enfouies en profondeur.
Maintenant, vous expliquez. Brouillement. Espérant que l’auditeur accepte ce que vous avez.
Votre praticien SQF peut être pleinement qualifié. Mais dans le monde des audits, les qualifications sans documentation n’ont pas de poids. Et les dossiers de formation sont l’un des domaines les plus simples à négliger, car ils ne semblent pas urgents tant que l’auditeur n’est pas assis devant vous et ne les demande pas.
Vous ne pouvez pas vous permettre de faire des hypothèses pendant un audit. Vous ne pouvez pas vous permettre d’acheter des fichiers partiels ou des horodatages manquants. Ce dont vous avez besoin, c’est d’une preuve complète, validée, claire, alignée et prête pour l’inspection.
Si vous n’êtes pas sûr que les identifiants actuels de votre praticien répondent toujours aux attentes de l’édition 9, cela vaut la peine d’être interrompu. Passez en revue ce qui a changé et comment rester qualifié.
Vous n’avez pas besoin d’un autre programme de formation générique. Vous avez besoin d’une preuve documentée qui satisfait votre auditeur et efface l’inspection en un second coup d’œil. Obtenez le cours du praticien SQF qui fournit une documentation prête pour l’audit.
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