Le maintien d’un système de gestion de la sécurité alimentaire (FSMS) tel que FSSC 22000, SQF ou ISO 22000 comprend la conduite d’audits internes pour s’assurer que les systèmes sont mis en œuvre comme prévu. Les auditeurs internes comparent les processus aux politiques documentées et identifient les non-conformités qui suggèrent que le système ne fonctionne pas comme prévu ou ne répond pas aux exigences de la norme. L’objectif ultime d’un audit interne est de favoriser l’amélioration continue et de mesurer la conformité avec le système documenté.
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment effectuer un audit interne réussi.
Mise en place d’un audit interne
Un auditeur interne est une personne formée qui observe l’interaction des processus au sein d’un système de gestion de la sécurité alimentaire (FSMS) et est responsable de trouver des preuves objectives pour vérifier la mise en œuvre efficace du FSMS. L’auditeur interne examine également la connaissance des employés de la documentation et des exigences FSMS, ainsi que enregistre le respect des exigences par le personnel.
Avec les auditeurs internes, les établissements doivent également désigner un coordinateur d’audit interne ou un auditeur principal pour maintenir le calendrier d’audit, affecter des auditeurs et initier des audits. Le coordinateur travaillera avec la direction pour identifier les différents domaines qui doivent être audités et la fréquence des audits. Par exemple, une installation peut diviser l’installation en plusieurs zones de production, l’expédition et la réception, l’entreposage, l’achat, l’administration et la gestion. Chacun de ces éléments est couvert dans un audit distinct.
Le calendrier d’audit identifiera la fréquence à laquelle chaque domaine est audité et le moment où les audits sont planifiés. La fréquence des audits est déterminée par l’importance de la zone et le statut de la zone. L’importance est basée sur l’impact de la zone sur la sécurité alimentaire. Par exemple, les zones de production peuvent avoir plus d’impact que l’entreposage. Le statut de la zone est basé sur les performances de la zone lors des audits précédents. Si un domaine a fait l’objet de nombreuses constatations, il doit être audité plus fréquemment.
Les audits doivent couvrir l’ensemble du système au moins une fois par an. Les coordinateurs doivent vérifier que suffisamment d’auditeurs sont formés et disponibles pour remplir le calendrier.
Les coordinateurs d’audit interne sont responsables de la création d’un plan d’audit qui comprend l’identification des procédures soumises à un audit dans chaque service ou domaine. Le coordinateur doit désigner des auditeurs impartiaux au domaine audité.
Avant de commencer l’audit, l’auditeur interne tient une réunion d’ouverture avec la direction pour discuter de la manière dont l’auditeur prévoit de mettre en œuvre l’audit. L’auditeur contacte les employés de la zone auditée et communique quand et pourquoi l’audit a lieu. Cela aidera le personnel à être correctement préparé pour fournir des informations à l’auditeur.
Mise en œuvre d’un audit
Au cours d’un audit interne, l’auditeur observe le processus et les procédures liés à un domaine spécifique, en les comparant aux procédures et instructions de travail documentées. Une liste de contrôle standard aide l’auditeur à s’assurer que les exigences d’audit de base sont évaluées. Cependant, l’auditeur doit prendre des notes détaillées pour créer un rapport plus détaillé et personnalisé. Tout au long de l’audit, l’auditeur recherche des preuves que le FSMS fonctionne efficacement, pose des questions, identifie les non-conformités et confirme que l’audité comprend les conclusions de l’auditeur.
L’auditeur interne enquête sur les résultats de l’audit et prépare le rapport d’audit à présenter lors de la réunion de clôture. Le rapport d’audit met en évidence les conclusions importantes pour aider l’entreprise à améliorer le FSMS. Lors de la réunion de clôture, les participants discutent des non-conformités et des mesures correctives. L’auditeur prépare le dossier d’audit et suit les actions correctives suggérées. Si un audit révèle des non-conformités substantielles, l’auditeur augmente la fréquence des audits dans ce domaine.
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