L’importanza della supervisione della conformità nella sicurezza alimentare

Il monitoraggio e la documentazione della conformità non riguardano solo la soddisfazione dei regolatori, ma anche il mantenimento dell’integrità del sistema di sicurezza alimentare. Per i produttori di alimenti, la persona qualificata per i controlli preventivi (PCQI) è la figura centrale responsabile di garantire che i controlli preventivi e le procedure di sicurezza alimentare siano eseguiti, verificati e registrati correttamente.

Il mancato mantenimento di una corretta supervisione può portare a citazioni, richiami o, peggio ancora, a rischi per la salute pubblica. Questa guida illustra come i PCQI possono creare e gestire sistemi di monitoraggio e pratiche di tenuta dei registri efficaci per garantire la conformità FSMA e il successo operativo.

Stabilire sistemi di monitoraggio efficaci

Il monitoraggio garantisce che tutte le attività critiche per la sicurezza alimentare siano svolte come previsto. Fornisce inoltre informazioni in tempo reale sui potenziali problemi prima che si aggravino.

1. Identificare cosa deve essere monitorato

Il piano di sicurezza alimentare deve definire quali attività di controllo preventivo necessitano di un monitoraggio continuo, come ad esempio:

• Punti di controllo critici (CCP) come temperatura, pH o tempo.
• Programmi sanitari e verifica della pulizia.
• Gestione degli allergeni e verifiche dei fornitori.

Suggerimento utilizzabile: Crea una lista di controllo di monitoraggio adattata al tuo ambiente di produzione per assicurarti che non vengano trascurati i passaggi.

2. Imposta frequenza e responsabilità di monitoraggio

• Determinare la frequenza con cui ogni attività deve essere monitorata (ad es., oraria, giornaliera, per turno).
• Assegnare responsabilità chiare al personale formato.
• Assicurarsi che il personale sia adeguatamente formato per riconoscere le non conformità e segnalare i problemi.

Suggerimento utilizzabile: Pubblicare i programmi nei punti chiave di controllo e condurre verifiche a campione per rafforzare l’aderenza.

3. Sfruttare la tecnologia per l’efficienza

• Utilizzare sistemi automatizzati per monitorare parametri come temperatura o umidità.
• Implementare registri digitali per i record con data e ora verificabili.

Suggerimento utilizzabile: Investire in sistemi attivati da avvisi per ridurre il tempo tra il rilevamento e l’azione correttiva.

Documentazione per la prontezza e la tracciabilità degli audit

I registri ben conservati sono la prima linea di difesa durante le ispezioni della FDA. I PCQI devono stabilire protocolli di documentazione coerenti per:

1. Controlli preventivi e registri CCP

• Registrare le misurazioni critiche (ad es. temperature di cottura, autorizzazioni sanitarie).
• Includere le iniziali, i timestamp e qualsiasi deviazione o azione correttiva.

2. Attività di verifica

• Registrare i risultati dei test microbici, degli audit dei fornitori e della calibrazione delle apparecchiature.
• Conservare i dati di convalida che supportano l’efficacia dei controlli.

3. Registri delle azioni correttive

• Documentare chiaramente ciò che è accaduto, quali azioni sono state intraprese e come sarà prevenuta la recidiva.
• Conservare i registri di riqualificazione se le procedure vengono aggiornate.

Suggerimento utilizzabile: Utilizza una piattaforma digitale centralizzata per archiviare e organizzare i record per categoria e data per un facile recupero.

Evitare le lacune di conformità

Anche con buoni sistemi in atto, le lacune nel monitoraggio o nella documentazione possono portare a costose violazioni. Le insidie comuni includono:

• Registri incompleti o voci mancanti.
• Registrazione ritardata, che porta a dati inesatti o dimenticati.
• Personale non addestrato che esegue attività di monitoraggio critiche.

Suggerimento utilizzabile: Condurre audit interni almeno trimestralmente per individuare e correggere in modo proattivo i punti deboli.

Costruire una cultura di conformità con la leadership PCQI

Monitorare e documentare la conformità non è un compito una tantum, è un impegno continuo. Quando un PCQI costruisce sistemi affidabili e responsabilizza il personale attraverso la formazione e chiare aspettative, contribuisce a creare una cultura della sicurezza alimentare resiliente.

Registrar Corp fornisce formazione PCQI e supporto alla conformità per aiutare la vostra struttura a mantenere la conformità FSMA e a rimanere pronta per l’audit tutto l’anno.