SQF Edition 10 đánh dấu một bước quan trọng trong sự phát triển của một trong những chương trình chứng nhận an toàn thực phẩm đáng tin cậy nhất trên thế giới. Trong khi nhiều cơ sở đang chờ đợi Bộ Quy tắc cuối cùng được thực hiện đầy đủ, các nhà quản lý QA và nhóm tuân thủ có kinh nghiệm hiểu rằng họ không cần các điều khoản cập nhật để bắt đầu chuẩn bị. Các chương trình SQF mạnh nhất thành công không phải vì chúng phản ứng nhanh với ngôn ngữ mới, mà bởi vì chúng duy trì kỷ luật vững chắc xung quanh các nguyên tắc cơ bản mà SQF đã yêu cầu trên mỗi phiên bản.

Danh sách kiểm tra này củng cố những nguyên tắc cơ bản đó bằng cách chuẩn bị thực tế, từng bước. Nó đảm bảo các nhóm có cấu trúc, sự rõ ràng và tự tin mà họ cần để chuyển đổi suôn sẻ sang Phiên bản 10 – loại bỏ phỏng đoán và các rủi ro liên quan đến việc chờ đến phút cuối cùng.

Bước 1: Xác nhận lại sự chính xác và đầy đủ của Kế hoạch An toàn Thực phẩm của bạn

Kế hoạch An toàn Thực phẩm của bạn là nền tảng tuyệt đối của hệ thống SQF. Phiên bản 10 sẽ tiếp tục nhấn mạnh vào việc xác thực, xác minh và ra quyết định dựa trên rủi ro. Nếu kế hoạch của bạn không phù hợp với thực tế vật lý hiện tại của tầng sản xuất, phần còn lại của chứng nhận của bạn có nguy cơ.

Trước khi chuyển đổi:

• Đánh giá Toàn diện: Kiểm tra tính đầy đủ của phân tích mối nguy hiểm của bạn trên tất cả các thành phần, quy trình, thiết bị và các yếu tố môi trường.
• Giải trình: Xác nhận rằng mọi biện pháp kiểm soát đều được hỗ trợ bởi lý giải khoa học hoặc kỹ thuật cập nhật.
• Loại Tiền Tệ Xác Thực: Đảm bảo bằng chứng xác thực của bạn phản ánh các quy trình hiện tại – không phải điều kiện lịch sử hoặc lỗi thời từ các năm trước.
• Thực hiện: Xác minh rằng tần suất giám sát và xác minh phù hợp chính xác với những gì được viết trong kế hoạch. 
• Logic: Đánh giá lại các hành động khắc phục để đảm bảo tính chính xác, kịp thời và logic phòng ngừa.

Nếu nhóm của bạn cần bồi dưỡng cơ cấu về phát triển kế hoạch, Làm thế nào để xây dựng kế hoạch HACCP cung cấp sự rõ ràng nền tảng cần thiết cho một hệ thống phòng thủ.

Bước 2: Tiến hành Kiểm toán Nội bộ Toàn diện—Điều khoản theo Điều khoản

Kiểm toán nội bộ là yếu tố dự báo mạnh mẽ nhất về kết quả chứng nhận. Một cuộc kiểm toán nội bộ mạnh mẽ được thực hiện theo các tiêu chuẩn hiện hành sẽ làm nổi bật các điểm xung đột cụ thể sẽ trở thành các lỗ hổng theo Phiên bản 10. Bằng cách coi kiểm toán nội bộ là một mô phỏng cổ phần cao, bạn xác định điểm yếu trước khi chúng trở thành sự không phù hợp có thể ghi lại.

Để chuẩn bị:

• Phạm vi Đầy đủ: Kiểm tra tất cả các điều khoản áp dụng—không phải là một tập hợp con được chọn hoặc các phần “dễ dàng”.
• Quản lý Bằng chứng: Ghi lại bằng chứng khách quan cho mọi trường hợp không tuân thủ được xác định.
• Đóng cửa: Xem lại các hành động khắc phục trước đó để đảm bảo chúng đã được đóng đúng cách và xác minh tính hiệu quả.
• Phân tích xu hướng: Xác định các vấn đề lặp lại báo hiệu sự thất bại mang tính hệ thống chứ không phải là sự thất bại đơn lẻ.

Kiểm toán viên thường xuyên trích dẫn các vấn đề lặp đi lặp lại trong các ngành công nghiệp. Xem xét các trường hợp không tuân thủ SQF phổ biến có thể giúp các nhóm dự đoán các mô hình thường ảnh hưởng nhất đến kết quả kiểm toán.

Bước 3: Thắt chặt nguyên tắc ghi chép và lưu giữ hồ sơ

Tài liệu vẫn là một trong những dấu hiệu dễ thấy nhất về tính toàn vẹn của hệ thống. Trong mỗi phiên bản của SQF, việc lưu trữ hồ sơ kém dẫn trực tiếp đến sự không phù hợp bởi vì “nếu nó không được viết, nó đã không xảy ra.” Tăng cường kỷ luật này bây giờ ngăn chặn ma sát hành chính trong quá trình chuyển đổi.

• Quản trị: Xác nhận số phiên bản và chữ ký phê duyệt có trên tất cả các tài liệu được kiểm soát.
• Vệ sinh: Loại bỏ tất cả các phiên bản lỗi thời hoặc lỗi thời khỏi khu vực sản xuất để ngăn chặn trôi dạt thủ tục.
• Căn chỉnh lai: Đảm bảo hồ sơ kỹ thuật số và hồ sơ giấy khớp với nhau về cả cấu trúc và nội dung.
• Xác minh: Xác minh rằng việc giám sát, xác minh và hồ sơ hành động khắc phục đáp ứng tần suất và tính đầy đủ cần thiết.

Để điều chỉnh lưu trữ hồ sơ bổ sung, người thực hành nên xem lại Khóa đào tạo về Cách ghi lại PCQI để đảm bảo hồ sơ đào tạo đáp ứng cả SQF và kỳ vọng của cơ quan quản lý.

Bước 4: Tăng cường Đào tạo và Năng lực Thể hiện

Đào tạo thường là lỗ hổng lớn nhất trong kiểm toán SQF vì nó ảnh hưởng đến mọi danh mục khác, từ giám sát đến hành động khắc phục. Theo Phiên bản 10, kiểm toán viên sẽ tập trung vào “năng lực” thay vì chỉ “hoàn thành”.

• Căn chỉnh vai trò: Đảm bảo đào tạo phù hợp với trách nhiệm công việc cụ thể, không chỉ các yêu cầu chung.
• Thử nghiệm thực tế: Xác nhận nhân viên giám sát và xác minh có thể mô tả đầy đủ nhiệm vụ của họ và “lý do” đằng sau nhiệm vụ của họ.
• Năng lực Nội bộ: Xác nhận rằng kiểm toán viên nội bộ được đào tạo để thực hiện đánh giá nghiêm ngặt.
• Độ sâu của bác sĩ: Xem lại đào tạo cấp học viên để đảm bảo đào tạo cung cấp đủ độ sâu trong phân tích mối nguy hiểm và giám sát hệ thống.

Bước 5: Củng cố chu kỳ xác minh và thẩm định

Việc kiểm tra và xác nhận cho thấy hệ thống của bạn có thực sự hoạt động như dự định hay không. Những hoạt động này vẫn là “động cơ” của Edition 10, đảm bảo rằng các kiểm soát an toàn thực phẩm của bạn đều có khả năng và nhất quán.

Xem lại chu kỳ của bạn để biết:

• Độ chính xác trong khoảng thời gian: Các hoạt động xác minh có được thực hiện với tần suất theo yêu cầu của mức độ rủi ro không?
• Liên quan đến Bằng chứng: Bằng chứng xác thực của bạn vẫn áp dụng cho thiết bị, nhà cung cấp hoặc điều kiện xử lý hiện tại của bạn?
• Xác định sự cố: Sử dụng các xu hướng kiểm toán nội bộ để xác định nơi không xác minh được sai lệch.

Bước 6: Đánh giá hiệu quả của các hành động khắc phục

Các hành động khắc phục tiết lộ nhiều hơn về sự trưởng thành trong hoạt động của một cơ sở so với bất kỳ hạng mục kiểm toán nào khác. Kiểm toán viên sử dụng các hồ sơ này để xác định xem một trang web có khả năng tự sửa chữa hoặc nếu nó chỉ là “kiểm tra hộp” sau khi thất bại.

Tăng cường hệ thống của bạn bằng cách đảm bảo:

• Nguyên nhân Gốc rễ Sâu: Phân tích phải đi sâu hơn các triệu chứng trên bề mặt (ví dụ: di chuyển vượt ra ngoài “lỗi của con người”).
• Cách bố trí sản phẩm: Mọi hành động khắc phục liên quan đến sản phẩm phải có hồ sơ kiểm soát và xử lý được ghi chép đầy đủ.
• Phòng ngừa: Các hành động phòng ngừa phải giải quyết nguyên nhân cơ bản để giảm khả năng tái phát.

Bước 7: Xem lại Cấu trúc Kiểm soát Tài liệu

Trong Phiên bản 10, các yêu cầu Kiểm soát Tài liệu sẽ được hợp nhất thành một phần của mã thay vì được trải rộng trên các phần khác nhau. Sự thay đổi này làm cho việc kiểm soát tài liệu thậm chí còn quan trọng hơn; nhiều tài liệu hoặc bản ghi không phù hợp trong quá trình kiểm toán giờ đây có thể trở thành một phát hiện “chính” duy nhất vì tất cả chúng đều gắn với cùng một điều khoản của mã.

Đảm bảo cấu trúc kiểm soát tài liệu của bạn có thể hỗ trợ quá trình chuyển đổi này:

• Kiểm toán Đầu cuối: Kiểm tra các quy trình kiểm soát tài liệu của bạn từ tạo đến lưu trữ.
• Quyền sở hữu: Xác nhận chủ sở hữu tài liệu được chỉ định và đào tạo rõ ràng.
• Quyền: Xác minh rằng quyền truy cập trong các hệ thống kỹ thuật số là phù hợp và an toàn.
• Đối chứng lỗi thời: Đảm bảo các tài liệu lỗi thời không được sử dụng một cách hiệu quả và nhất quán.

Bước 8: Tiến hành Đánh giá Mức độ Sẵn sàng Chuyển đổi

Ngay cả khi không có cập nhật cấp điều khoản cuối cùng, các cơ sở có thể đánh giá sự sẵn sàng của họ thông qua một cách tiếp cận toàn diện, có cấu trúc. Đánh giá này xác định “không gian tổ chức” bạn cần thực hiện các yêu cầu mới mà không bị sa lầy bởi những thất bại cũ.

Đánh giá mức độ sẵn sàng nên bao gồm:

• Căn chỉnh Hệ thống: Xác minh rằng kế hoạch an toàn thực phẩm phù hợp với sàn nhà.
• Thực hiện Kiểm toán: Đánh giá về kiểm toán nội bộ nghiêm ngặt.
• Truy cập Hồ sơ: Đánh giá xem có thể truy xuất hồ sơ nhanh chóng và chính xác như thế nào.

Việc ghép cặp danh sách kiểm tra này với Cách Chuẩn bị cho Kiểm toán SQF Tiếp theo của Bạn giúp các nhóm xác định các thiếu sót trước khi giai đoạn chuyển tiếp chính thức bắt đầu.

Tăng cường chuyển tiếp của bạn với đào tạo chuyên viên SQF

Phiên bản 10 sẽ nhấn mạnh hơn vào việc giám sát hệ thống, kiểm soát an toàn thực phẩm và kỷ luật tài liệu. Người thực hành SQF đóng vai trò trung tâm trong việc duy trì sự ổn định của hệ thống trong ca làm việc này.

Chương trình Đào tạo Bác sĩ SQF trang bị cho trưởng nhóm của bạn để:

• Giải thích kỳ vọng SQF ở cấp điều khoản để tránh tranh chấp kiểm toán.
• Tăng cường hệ thống phân tích và xác nhận nguy cơ để xây dựng một kế hoạch phòng thủ.
• Chỉ đạo kiểm toán nội bộ với độ chính xác và kỷ luật cần thiết cho chứng nhận cấp cao.
• Quản lý bằng chứng một cách nhất quán, đảm bảo cơ sở luôn sẵn sàng kiểm toán.

Nếu bạn muốn chuyển sang Phiên bản 10 một cách rõ ràng và tự tin, chuẩn bị cho học viên của bạn ngay bây giờ là bước chiến lược nhất mà cơ sở của bạn có thể thực hiện. Tăng cường nền tảng của bạn để phiên bản mới trở thành một quá trình chuyển đổi liền mạch thay vì một cuộc tranh giành vào phút cuối.