Nếu bạn đang xây dựng hoặc duy trì một hệ thống an toàn thực phẩm được chứng nhận SQF, chuyên viên SQF của bạn không chỉ là một vai trò khác mà còn là cơ quan được chỉ định chịu trách nhiệm thực hiện, giám sát và xác minh chương trình. Và khi kiểm toán ngày càng nghiêm ngặt hơn, câu hỏi về việc thuê ngoài trách nhiệm đó đã trở thành một điểm căng thẳng.
Một nhà tư vấn có thể hoàn thành vai trò đó không? Về mặt kỹ thuật, vâng. Nhưng tùy thuộc vào cách bạn cấu trúc mối quan hệ, nó có thể khiến chứng nhận của bạn gặp rủi ro.
Bài viết này làm rõ những gì được phép, những gì nguy hiểm và tại sao nhiều cơ sở cuối cùng chọn đào tạo nội bộ thay vì thuê ngoài.
Nếu bạn cần bồi dưỡng về những gì Người hành nghề SQF chịu trách nhiệm pháp lý, hãy bắt đầu với định nghĩa này và phân tích vai trò.
SQF nói gì về các bác sĩ bên ngoài
Quy tắc SQF không cấm rõ ràng việc sử dụng các chuyên gia tư vấn bên thứ ba. Trên thực tế, nhiều cơ sở dựa vào các chuyên gia tư vấn để giúp xây dựng hệ thống an toàn thực phẩm, xem xét tài liệu hoặc chuẩn bị cho kiểm toán. Tuy nhiên, tiêu chuẩn rõ ràng là Bác sĩ SQF được chỉ định phải được “cơ sở tuyển dụng”.
Cụm từ đó – “do trang web tuyển dụng” – là nơi mà hầu hết sự nhầm lẫn bắt đầu.
“Được sử dụng bởi trang web” thực sự có nghĩa là gì
Kiểm toán viên SQF thường xuyên diễn giải cụm từ này có nghĩa là:
- Người thực hành phải được ký hợp đồng chính thức bởi tổ chức kinh doanh vận hành cơ sở
- Họ phải sẵn sàng hỗ trợ chương trình liên tục
- Họ phải có mối quan hệ hoạt động thực sự với cơ sở—chứ không chỉ là vai trò tạm thời hay tư vấn
Đây không chỉ là vấn đề về thủ tục giấy tờ mà còn là chứng minh cho kiểm toán viên rằng bác sĩ của bạn đang tích cực tham gia vào các hoạt động an toàn thực phẩm, không phải là tên trên tài liệu hoặc người được đưa vào để khắc phục sự cố ngay trước khi kiểm toán.
Về mặt thực tế, điều đó có nghĩa là một nhà tư vấn có thể phục vụ như là Chuyên viên SQF của bạn chỉ khi họ:
- Trong biên chế hoặc theo hợp đồng lao động dài hạn
- Có tên rõ ràng trong sơ đồ tổ chức của bạn
- Tích cực tham gia xác minh, đánh giá hồ sơ và giám sát hệ thống
Thuê một chuyên gia tư vấn để hỗ trợ kiểm toán trước hoặc lập tài liệu công việc không giống như giao cho họ trách nhiệm của Bác sĩ SQF. Kiểm toán viên được đào tạo để phát hiện ra sự khác biệt.
Những gì Auditors tìm kiếm
Kiểm toán SQF được xây dựng dựa trên bằng chứng, không phải giả định. Nếu bác sĩ được chỉ định của bạn là người bên ngoài, một kiểm toán viên sẽ xem xét kỹ lưỡng:
- Tên và vai trò của Bác sĩ SQF được chỉ định
- Bằng chứng rằng người đó đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết
- Hồ sơ cho thấy sự tham gia liên tục của họ vào việc duy trì và xác minh kế hoạch
- Việc làm hoặc mối quan hệ hợp đồng của họ với cơ sở
Nếu đánh giá viên xác định rằng cơ sở của bạn không thực sự tuyển dụng bác sĩ – hoặc thiếu trình độ hoặc khả năng hiển thị – họ có thể đưa ra trường hợp không tuân thủ gây nguy hiểm cho chứng nhận của bạn.
Rủi ro của việc dựa vào chuyên gia tư vấn
Trên giấy tờ, outsourcing có vẻ đơn giản. Nhưng khi các cuộc kiểm toán thực sự và các sự kiện tuân thủ diễn ra, nó thường gây ra nhiều rủi ro hơn là giảm nhẹ:
- Thiếu sự sẵn sàng: Nhân viên tư vấn thường hỗ trợ nhiều khách hàng. Nếu chúng không khả dụng trong cửa sổ hành động khắc phục hoặc hệ thống bị lỗi, phản hồi kiểm toán của bạn có thể bị trì hoãn.
- Tuân thủ đáng ngờ: Nếu chuyên gia tư vấn không được tuyển dụng chính thức hoặc ghi chép đúng cách, kiểm toán viên có thể gắn cờ hệ thống của bạn là không tuân thủ.
- Mất quyền sở hữu nội bộ: Dựa vào một người bên ngoài cho các chức năng an toàn thực phẩm quan trọng có thể báo hiệu sự thiếu trách nhiệm nội bộ.
- Chậm trễ chứng nhận lại: Nếu mối quan hệ tư vấn của bạn kết thúc—hoặc không đáp ứng được kỳ vọng của kiểm toán viên—bạn có thể buộc phải phân công lại vai trò đó dưới áp lực.
Đây không phải là rủi ro giả định. Các công ty thực phẩm đã mất chứng nhận đối với các bài tập của Học viên SQF bị xáo trộn. Nó không đáng để chơi game.
Tại sao hầu hết các cơ sở đào tạo nội bộ thay vì
Các cơ sở ưu tiên ổn định kiểm toán thường đầu tư vào đào tạo nội bộ cho Chuyên viên SQF được chỉ định của họ. Đây là lý do:
- Tài liệu kiểm tra an toàn: Nhân viên nội bộ đáp ứng tiêu chuẩn “do cơ sở tuyển dụng” không có sự mơ hồ.
- Luôn sẵn sàng: Bác sĩ của bạn có mặt tại cơ sở (hoặc nhân viên) khi có vấn đề phát sinh hoặc kiểm toán được lên lịch.
- Quyền sở hữu hệ thống liên tục: An toàn thực phẩm trở thành trách nhiệm hoạt động chung, không phải là dịch vụ do nhà cung cấp quản lý.
- Kiểm tra nhanh hơn, an toàn hơn: Kiểm toán viên có quyền truy cập trực tiếp vào người quản lý hệ thống của bạn và tự tin rằng họ biết nó từ trong ra ngoài.
Đào tạo một người trong nội bộ không chỉ đáp ứng nội dung của Bộ quy tắc SQF mà còn tạo ra sự tuân thủ lâu dài. Đó là lý do tại sao nhiều trang web đang lựa chọn để kiểm soát vai trò này trong nhà.
Khóa học này được các nhóm an toàn thực phẩm trên khắp Hoa Kỳ tin tưởng bởi vì nó:
- Được xây dựng dựa trên phiên bản mới nhất của Mã SQF
- Tự điều chỉnh nhịp độ và có thể truy cập trực tuyến
- Được phát triển bởi các cựu kiểm toán viên và chuyên gia an toàn thực phẩm
- Bao gồm chứng nhận đáp ứng các yêu cầu kiểm toán
Nếu bạn hiện đang dựa vào một nhà tư vấn, hãy cân nhắc chứng nhận một người nào đó trong nội bộ để tránh rủi ro chứng nhận lại.
Từ cuối cùng: It’s not just about who can — vấn đề là ai nên
Một nhà tư vấn có thể phục vụ như là Chuyên viên SQF của bạn không? Trong một số trường hợp, có. Nhưng trợ cấp kỹ thuật không bằng đảm bảo kiểm toán.
Kiểm tra SQF không chỉ đánh giá hệ thống của bạn mà còn đánh giá quyền sở hữu của bạn. Và khi vai trò an toàn thực phẩm quan trọng nhất trong cơ sở của bạn được thuê ngoài, quyền sở hữu đó khó chứng minh hơn.
Tránh sự mơ hồ. Chỉ định một người nào đó trong nội bộ, đào tạo họ để đáp ứng các tiêu chuẩn, và đi vào kiểm toán tiếp theo của bạn với sự tự tin.
Tác giả
